Welche Zeitmanagement-Tipps sind die besten?

Im NLP gibt es den Begriff des „Modeling„. Da geht es darum: Will man eine besondere Fähigkeit erwerben, schaut man sich danach um, wie andere Menschen, die das schon vollbracht haben, eigentlich gemacht haben. Also das gute alte Vorbild.

Aber im Unterschied zum Vorbild, das ja etwas unspezifisch ist, schaut man sich beim Modeling ganz genau an,

• Wie hat jemand das genau angepackt und realisiert?
• Welche spezifischen Strategien und Techniken hat er angewendet?
• Wie ging derjenige mit Rückschlägen und Widerständen um?
• Wie hielt er seine Motivation aufrecht?

Viele Startups, die keine eigene Idee haben für eine Gründung machen Modeling. Sie schauen einfach nach, was andere so erfolgreich gemacht haben und bauen das dann eins zu eins nach. Was haben bekannte E-Commerce-Plattformen wie Zalando, DaWanda, eDarling, WESTWING; MyVideo oder brands4friends gemeinsam? Neben der Tatsache, dass es sich um besonders erfolgreiche Startups handelt, basieren alle Beispiele auf bereits zuvor etablierten Online-Angeboten.

Als ich vor einigen Jahren angefragt wurde, ob ich nicht ein Buch schreiben wollte, dachte ich erst mal: „Keine Zeit!“ Und dann wollte ich wissen, wie andere Menschen, für die das Schreiben nicht unbedingt zum Hauptberuf gehörte, das hinkriegen, neben ihrer normalen Tätigkeit genug Zeit dafür aufzubringen.

Und so kam ich zu meinem besten Zeitmanagement-Tipp, mit dem ich in den letzten elf Jahren einen der erfolgreichen Persönlichkeits-Blogs betrieb, zwei Bücher, mehrere eBooks und zahlreiche eMail-Kurse schreiben konnte. Und das alles neben meiner normalen Arbeit als Trainer, Coach und Therapeut.

Was ich von Ernest Hemingway lernte.

Ich weiß nicht mehr, ob es eine Artikel oder eine Biographie über den berühmten amerikanischen Schriftsteller war, in der ich vor über zehn Jahren eine Stelle las, die für mein gesamtes weiteres Arbeitsleben sehr entscheidend war. Er beschrieb darin seine Tagesstruktur: „Wenn ich an einem Buch oder eine Geschichte arbeite, schreibe ich daran jeden Morgen so früh wie möglich. Es ist angenehm kühl und frisch und niemand stört dich.“

Das war’s!

Vor zehn Jahren hatte ich gerade mit meinem Blog begonnen, den Vertrag für ein Buch mit einem Verlag unterschrieben, „nebenbei“ sie Seminare und meine Praxis. Mit einem Wort: ich verzettelte mich immer wieder mit allem möglichen.

Die simple Botschaft von Hemingway: „Aufwachen und mit dem Schreiben anfangen“ sprach mich sofort an.

Zuvor hatte ich mich schon viel mit Zeitmanagement beschäftigt, unzählige Bücher dazu gelesen und sogar Seminare dazu geleitet. Seitdem habe ich einen Filofax, in den ich meine täglichen Aufgaben und Vorhaben notiere. Ich mache zweimal im Jahr eine Halbjahres-Planung für größere Projekte. Und ich nutze oft Wartepausen, um schnell etwas zu erledigen. Einen Anruf. Eine Notiz im Smartphone usw.

Aber wenn ich zurückschaue, welcher Tipp wirklich am meisten verändert hat, dann ist es das Morgenritual von Hemingway.

Was ist daran so genial?

Zeitmanagement-Tipps gibt es viele. Dieser hier ist der wirksamste.

Nicht nötig, ein Seminar zu besuchen. Kein Buch über Zeitmanagement zu lesen. Kein Eisenhower-Quadrat, in das man seine Aufgaben unterteilen müsste. Sondern nur ein Tipp:

Mach die wichtigste Sache zuerst – jeden Morgen.

Klingt einfach. Aber fast niemand macht es so.

Warum es funktioniert.

Hemingway produzierte in seinem Leben ein beeindruckendes Werk. Und Sie können auch erstaunliche Ergebnisse erzielen, wenn Sie jeden Tag Ihre wichtigste Aufgabe zuerst angehen.

Viele verstehen unter Produktivität, dass es darum ginge, möglichst viel an einem Tag zu erledigen. Ich halte das für falsch.
Aus meiner Erfahrung ist es besser, wichtige Dinge kontinuierlich zu tun.

Effektiv zu sein, bedeutet, in einer ruhigen, passenden Geschwindigkeit wichtige Dinge zu erledigen.
Nicht mit höchster Geschwindigkeit an allen möglichen Sachen herumzumachen.

Schauen Sie sich die Natur an: Stetiges Wachstum jeden Tag.
Manchmal sichtbar. Manchmal unter der Oberfläche.

Mit diesem Zeitmanagement-Tipp betreibe ich diesen Blog.
Seit elf Jahren. Fast jede Woche schreibe ich einen Artikel. Dafür brauche ich etwa 5 bis 6 Stunden für Themenfindung, Nachdenken, Recherchieren, Schreiben, Bilder finden, Hochladen, Podcast sprechen, Veröffentlichen.

Eine effektive Strategie.

Das meiste erledige ich morgens unter der Woche direkt nach dem Aufstehen. Sogar noch ohne Kaffee und Frühstück. Unrasiert – aber hellwach.

Das Gute daran: den Rest des Tages weiß ich dann, dass ich für meine wichtigstes Vorhaben – das ist das Schreiben – schon was gemacht habe. Den Rest des Tages bin ich dann mit Dingen beschäftigt, die auch wichtig sind, aber nicht solche Herzensangelegenheiten darstellen.

Ich habe heraus gefunden, dass es anders nicht geht. Denn meine Arbeitstage sind auch angefüllt mit allem Möglichem, was dringend und wichtig ist und das ich kaum delegieren kann, weil ich eine Ein-Mann-Firma bin. Und Zeit für das Wichtige – das Schreiben – blieb selten übrig. Und wenn ich die Zeit abends dafür fand, war ich zu müde.

Warum der Morgen die beste Zeit ist.

Wenn Sie eher eine Eule sind als eine Lerche, also glauben, dass Sie morgens vor elf Uhr nicht zu gebrauchen sind, können Sie diesen Zeitmanagement Tipp auch zu anderen Zeiten anwenden. Geht man durch die Tagesroutinen verschiedener erfolgreicher Menschen sieht man: es gibt kein allgemein gültiges Rezept. Jeder muss herausfinden, was zu ihm passt.

Doch es gibt gute Gründe für den Tagesbeginn:

• Ihre Willenskraft ist morgens meist am stärksten.
  Im Verlauf des Tages wird sie schwächer, einfach weil wir dauernd Entscheidungen treffen müssen und dies Willenskraft verbraucht.
  Deswegen verlegen ja auch gewiefte Politiker schwierige Verhandlungen in die Nacht, weil sie aus Erfahrung wissen, dass die anderen dann irgendwann nach einer 17-Stunden-Sitzung zu Kompromissen bereit sind, denen sie ausgeruht niemals zustimmen würden.
• Außerdem passieren im Lauf des Tages immer unvorhergesehene Dinge.
  Und die bringen Ihren vielleicht sorgsam geplanten Tagesablauf ziemlich durcheinander. Eine Sitzung wird kurzfristig anberaumt. Ein Kunde beschwert sich und Sie müssen sofort aktiv werden. Dringende Mails wollen beantwortet werden. Das Kind ist krank und die Arbeitsteilung mit Ihrem Partner muss neu geplant werden usw.
  Frühmorgens fällt das alles weg.
• Was wir nicht vollenden, beschäftigt unseren Geist.
  Das ist der sogenannte Zeigarnik-Effekt. Sie erinnern sich mühelos an die Szene, in der Sie mal geklaut oder gelogen haben. Die hunderttausend Mal, in denen Sie ordentlich bezahlt oder die Wahrheit gesagt haben, erinnern sie nicht so vollständig. Unser Geist mag einfach keine unfertigen oder unethischen Sachen. Das lässt uns anspannen und macht Stress.
  Wenn Sie morgens eine halbe Stunde oder länger das erledigen, was für Sie eine wichtige Aufgabe ist, haben Sie das für diesen Tag abgeschlossen.

Warum machen wir es trotzdem nicht?

Weil viele Menschen ihre Zeit damit verbringen, auf die Wünsche und Erwartungen von anderen reagieren oder auf die vermeintlichen Erfordernisse einer Situation.

Das fängt ja schon im Kindergarten und in der Schule an. Man bekommt Aufgaben und schreibt Tests, was man davon behalten hat. Selbständiges Arbeiten spielt eine untergeordnete Rolle. In der Familie gibt es genauso Aufgaben und Pflichten, die wir erfüllen müssen.

In meiner Kindheit (ich bin 1948 geboren) waren die sechs Wochen Sommerferien ein einziges Abenteuer. Meine Eltern hatten kein Geld, um in Urlaub zu fahren. Spielplätze gab es nicht. Auch keine Kinderfreizeiten oder Jugendlager. Mein Spielplatz war die Straße vor dem Haus. Und dort traf ich auf die anderen Kinder, die auch Ferien hatten und irgendwie die Zeit verbringen „mussten“. Ohne Aufsicht und ohne Anleitung.

Wir schafften das spielend.

Doch Erziehung, Ausbildung und Studium legen uns nahe, dass wir auf Reize von außen reagieren sollten. Wir lernen, aktiv zu werden und zu reagieren auf Erwartungen, Befehle, Aufgaben und Bedürfnisse von anderen. Deshalb ist es für die meisten von uns selbstverständlich – und nicht seltsam, auch heute als Erwachsene als erstes auf das Smartphone zu schauen, Mails zu beantworten oder die nicht erledigten Aufgaben der letzten Tage neu zu planen.

Das ist verführerisch in dem Sinn, dass wir glauben, wenn wir alles abgearbeitet haben, Zeit für uns und unsere Ziele übrig bleibt.

Doch das ist eine Illusion. Die Aufgaben, die uns andere auftragen wollen, scheinen dringend zu sein. Aber was dringend scheint, ist selten wichtig. Wichtig für mich sind jene Aufgaben, die meine Hoffnungen, meine Vorhaben und meine Wünsche voranbringen. Das bedeutet nicht, dass wir uns nicht um unsere Familien, unsere Kinder und um andere Menschen kümmern.

Aber jeder braucht immer mal wieder – am besten jeden Tag – Raum und  Zeit, um sich um seine eigenen Dinge zu kümmern.

In meinem Zeitmanagement-Seminar zeige ich Ihnen, was wirklich hinter Ihrer Zeitnot und Ihrem Stress steckt. Lesen Sie hier …

An welcher wichtigen Aufgabe würden Sie gerne arbeiten?

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